С появлением интернета культура переписки возродилась, но правила написания и оформления писем изменились, стали более ориентированы на современные реалии. Так родился электронный этикет. У виртуального сообщения есть немало особенностей, это касается и деловой переписки. Но, несмотря на то, что письма "по мылу" отличаются от бумажных, у них есть одна общая черта - по ним можно многое узнать об адресате.
Краткость - сестра таланта
Любовные письма 18 века порой занимали целые тетради. Современное электронное послание, напротив, обязано быть коротким и содержательным. А для деловой переписки это вообще обязательное требование. Ваш партнер получает десятки, а то и сотни посланий в день, так не заставляйте его тратить время на прочтение витиеватых фраз.Сразу после приветствия переходите к теме письма и причинам его написания (кстати, не пренебрегайте графой "тема", чтобы письмо случайно не оказалось в папке для спама). Но пренебрегать приветствием или использовать его фамильярные варианты тоже нельзя. И обязательно обращайтесь к собеседнику по имени - чтобы не ошибиться, не забудьте проверить и перепроверить!
Перегибать палку в лаконичности тоже не стоит. Не сокращайте слова, не используйте аббревиатуры без нужды и не забывайте о волшебных словах "спасибо" и "пожалуйста" - они лишнего места не займут.
Обязательно используйте функцию проверки правописания - ни в одной нормальной компании письма с опечатками и орфографическими ошибками не воспринимают всерьез.
Все предложения следует начинать с большой буквы, а в конце ставить точку. Пробелы обязательны. Из уважения к адресату любой текст длиннее 500 символов делите на абзацы, используйте красную строку. Не перегружайте деловое послание ненужной пунктуацией. Выражающие эмоции вопросительные и восклицательные знаки используйте в разумном количестве.
Письма, написанные заглавными буквами - это крик, а строчными - безграмотность.
Оформление писем
В альбомах уездных барышень и любовных посланиях прошлых веков царили виньетки и вензеля - это считалось хорошим тоном. В современной же деловой переписке экзотические шрифты, флеш-анимация и прочие "тяжелые" спецэффекты могут быть восприняты как неуважение к адресату. Не говоря уже о том, что легко потерять часть информации, если на разных компьютерах установлены разные шрифты, а анимация может привести к зависанию компьютера вашего адресата.
Из аббревиатур разрешается использовать общепринятые сокращения типа FYI (от англ. "For Your Information" - для информации) или ASAP (от англ. "As soon as possible" - срочно: как можно быстрее), но хорошим тоном считается написание слов полностью.
Смайлики в деловой переписке недопустимы.
Правила электронного этикета:
1. Не посылайте приложения весом более 1Мб без предварительного согласования с принимающей стороной.
2. Электронная подпись не должна превышать 5-7 строк по 60-70 символов в строке. В нее можно включить фамилию, имя, отчество, должность, компанию и контакты.
3. Личные письма не принято отправлять с корпоративных адресов. И не только потому, что их читают системные администраторы компаний.
4. На деловые письма следует отвечать в течение суток, это знак вашего уважения к партнерам. Если вы не ответили в течение недели, это могут истолковать как грубый отказ от общения.
5. Использовать в деловых письмах функцию уведомления о получении не принято, поскольку это трактуется, как недоверие адресату.
6. Обмен письмами заканчивает тот, кто его начал.
7. Если в деловом письме упоминаются третьи лица, то по правилам вежливости их адреса вносятся в строку "копия".
8. Строка "скрытая копия" традиционно используется в бизнес-общении для рассылки резюме.
9. Поздравления партнерам следует посылать индивидуально, находя для каждого какие-то личные слова.
10. Кнопку "ответить всем" в деловой переписке не используют. Она способна вызвать не просто неразбериху, а виртуальный конфликт с вовлечением совершенно посторонних лиц.
Еще по теме:
СМС, мобильник, электронная почта: Разговорный этикет XXI века
Деловой этикет: пишите правильные письма!
Встройте Леди в свой информационный поток, если хотите получать оперативные комментарии и новости:
Подпишитесь на наш канал в Яндекс.Дзен
Добавьте Леди в свои источники в Яндекс.Новости или News.Google
Также будем рады вам в наших сообществах в ВКонтакте, Одноклассниках...
Быстро избавиться от воспалений на коже лица можно собственными силами
Нередко бывают ситуации, когда внешний вид должен быть безупречен, но, как назло, на лице вскакивает прыщ на самом видном месте, который не загримировать и не замаскировать.
Маски по типу волос: выбираем всё самое полезное
Даже если волосы от природы здоровы и красивы, им всё равно требуется уход, чтобы сохранять эти качества максимально долго.
Макияж при акне: ищите в составе косметики салициловую кислоту
Не стоит отказываться от косметики, если на лице появились прыщавые неприятности. Мы дадим несколько советов, которые необходимо соблюдать в макияже при акне.
Безотказные стилевые приёмы, как выглядеть "дорого"
Многим кажется, что выглядеть "дорого" можно только при больших вложениях в профессиональную косметику и одежду. Но знаменитые стилисты утверждают, что это мнение ошибочно. Достаточно всего лишь инвестировать в несколько базовых вещей и знать некоторые безотказные стилевые приемы.
Жизнь в шоколаде
Высокая мода может быть не только красивой, но и вкусной. В Португалии состоялся показ, на котором представили платья из шоколада.
Голливудских звезд увековечили в пластике
Голливудских звезд увековечили в пластике: американский художник Ноэль Круз изготовляет кукол, которые удивительно похожи на своих прототипов.
Ледяной ЗАГС
В Мурманской области в деревне, расположенной вблизи города Кировска, открылся ледяной дворец бракосочетаний. Пары, решившие заключить брак в необычной обстановке, получат возможность выпить шампанского из ледяных бокалов и даже расписаться в ледяной книге регистрации. Впрочем, свидетельство о браке им выдадут настоящее.